Blick Panorama Muenchen

DR. WEIGL
AUGUSTINOWSKI
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Datev digitale Kanzlei Sevdesk Digitaler Partner silber
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Steuerberatungsgesesllschaft

Digitalisierung mit Datev Unternehmen Online
und was bringt mir das dann ... ?

Wozu das Ganze? Eine Überweisung aus einem (digitalen) Beleg erstellen kann meine Banksoftware auch. Das geht prima am Smartphone.

Kurz gesagt, der Witz liegt in der nahtlosen Verbindung des "Beleges" mit der Buchführung, dem Rechnungswesen, Jahresabschluss, Reporting und Aufbewahrung.

Kontoauszüge digital

Es gibt keine Kontoauszüge in der bisher bekannten Form mehr. Natürlich kann man sich von der Bank diese noch herunterladen, als .pdf speichern, oder dort in der Bankingsoftware aufrufen.

Aber, und das ist der Vorteil: die Bankinformationen sind mehr als nur eine Listendarstellung von Zahlungsvorgängen. Sie sind der Zugang zum weiteren Ablauf. Die über Datev abgerufenen Bankinformationen können mit den weiteren Informationen (Belege) verbunden werden.

Kontoauszüge analog

Jeder kennt aus der Vergangenheit (naja fast jeder) die lästige Arbeit, mehr oder regelmäßig, vorzugsweise wenn sie sich schon etwas angesammelt haben, idealerweise an einem verregneten Sonntag, die Kontoauszüge abzuhelfen. Je nach Umfang ist das mehr oder weniger schnell erledigt.

Ebenso lästig und zeitraubend war es dann, hinter die Kontoauszüge die zugehörigen Belege, meist Rechnungen, zu sortieren. 

Kontoauszüge digital

Zu einer Rechnung gibt es eine Frage.

Dann sucht man im Unternehmen Online in den Belegen nach wahlweise Lieferantennamen, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, oder einem sonstigen Kriterium, das die Rechnung identifiziert.

Der Beleg erscheint dann auf Doppelklick. Fertig. 

Kontoauszüge analog

Zu einer Rechnung gibt es eine Frage. 

Gut, die wurde letzten Monat bezahlt, dann ist sie sicher im Bankordner Oktober. Müßte sein, aber der ist ja beim Steuerberater.

Kein Problem, kann man ja anrufen, und bitten, die Rechnung abcd zu faxen. Oder noch besser, man hat eine Kopie von der Rechnung im Lieferantenordner für Büromaterial. Dann muss man nicht telefonieren. 


Ergebnis

So sieht das Ergebnis dann in Datev-UO aus.

Die ausgegrauten Bereiche beinhalten Informationen zu Zahlungspartner (Empfänger, Überweisenden), Bankverbindung und Details zum Vorgang.


Linke Symbolseite

Der "Roboter" zeigt an, dass dieser Belegvorgang durch einen Automatismus verarbeitet wurde.

Das Belegsymbol mit dem "Geldstapel" informiert darüber, dass aufgrund eines Zahlungsvorganges (das kann Überweisung, aber auch Zahlungseingang sein) dieser Automatismus ausgelöst wurde. 


Rechte Symbolseite

Automatisch (!), wenn denn der Workflow nahtlos eingehalten wurde, werden die Belege, aus denen der Zahlungsvorgang (oder Lastschrift, oder Zahlungseingang) angestoßen wurde, dem "Kontoauszug", also der abgerufenen Bankinformation, zugeordnet.

Das Symbol mit der Heftklammer bedeutet, dass diesem Vorgang ein Belegbild zugeordnet ist. Mit Doppelklick kann dieses geöffnet werden (und zwar bei Durchsicht der Bankinformationen).

Das Symbol "Münzstapel" bedeutet, dass der Beleg bezahlt wurde.

Rechts ist angegeben, ob der Vorgang überprüft und für gut befunden wurde (was bei ordnungsgemäßer Bearbeitung automatisch erfolgt), oder ob zum Vorgang noch ein Beleg zu suchen wäre. Bei Dauerzahlungen (Miete, Leasing etc.) gibt es natürlich zu dem monatlichen Vorgang keinen Beleg, also würde man den Vorgang per Hand als "erledigt" abhaken (auch dies kann noch automatisiert werden, aber es kann legitim Vorgänge ohne Beleg geben). 



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